Pengertian Digitalisasi Arsip
Digitalisasi arsip adalah proses mengubah dokumen fisik menjadi format digital. Proses ini melibatkan pemindaian dokumen dan menyimpannya dalam format digital seperti PDF, JPEG, atau format lainnya. Digitalisasi membantu dalam mengelola dan mengakses arsip dengan lebih efisien dan aman.
Manfaat Digitalisasi Arsip
Kemudahan Akses: Arsip digital dapat diakses dengan mudah dari mana saja dan kapan saja melalui perangkat yang terhubung ke internet.
Penghematan Ruang: Dokumen fisik yang telah didigitalisasi dapat disimpan secara elektronik, menghemat ruang fisik yang biasanya dibutuhkan untuk penyimpanan dokumen.
Perlindungan Arsip: Arsip digital lebih tahan terhadap kerusakan fisik seperti kelembapan, api, atau serangga yang dapat merusak dokumen fisik.
Efisiensi dan Kecepatan: Proses pencarian dan pengelolaan arsip menjadi lebih cepat dan efisien dengan sistem digital.
Proses Digitalisasi Arsip
Penyiapan Dokumen: Langkah pertama adalah menyiapkan dokumen fisik untuk proses pemindaian. Ini termasuk membersihkan dan menyortir dokumen sesuai dengan jenis atau kategori.
Pemindaian Dokumen: Dokumen kemudian dipindai menggunakan scanner beresolusi tinggi. Setiap halaman dokumen diubah menjadi gambar digital atau file PDF.
Pengelolaan File Digital: Setelah dipindai, file digital diberi nama dan disimpan dalam sistem manajemen arsip elektronik (EDMS). File-file ini dapat diorganisir berdasarkan kategori, tanggal, atau kriteria lainnya.
Penyimpanan dan Backup: File digital disimpan di server yang aman dan dilengkapi dengan sistem backup untuk menghindari kehilangan data.